Ministr zdravotnictví v demisi Vojtěch Adam za své krátké působení v resortu nechvalně proslul svou agresivní personální politikou. Zřejmě aby vylepšil dojem, pustil se souběžně s výměnami ředitelů fakultních nemocnic také do zkvalitňování komunikace s pracovníky svého úřadu. A chová se jako slon v porcelánu.

Dnes ráno rozeslal pan ministr všem úředníkům ministerstva osobní dopis, ve kterém je seznamuje s výsledky dotazníkového šetření o pracovních podmínkách na ministerstvu a předestírá vizi, jak zlepšit situaci resortu s nejvyšší neobsazeností tabulkových míst v celé vládě. Bohužel ale tento email vykazuje známky fatální neznalosti základních pravidel a kultury komunikace v úřadech státní správy. Kdyby takový dopis rozeslal běžný referent, byl by to důvod – když už ne k okamžitému ukončení služebního poměru – minimálně k významnému snížení osobního ohodnocení a k vážné výtce.

Přístupu pana ministra by se dalo vytknout leccos, ale komunikace obsahuje hned několik neomluvitelných problémů:

1. Práce s dokumenty úřadu se řídí pravidly, která jsou obecně shrnuta v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Ten spolu s interními předpisy úřadu definuje formální i obsahové náležitosti dokumentů úřadu. Mezi tyto náležitosti mimo jiné patří, že dokumenty respektují jednotný vzhled (corporate identity) písemností úřadu a že jsou označovány jednoznačnými identifikátory, podepisovány či označovány úredním razítkem či pečetí, atd. Rozesílání oficiální komunikace úřadu v presentaci s nahodile vybranou šablonou bez jakékoliv formální náležitosti je nejen ukázkou nepochopení komunikačních zvyklostí, ale také správním deliktem na poli spisové služby. Především je to ale ukázka totálního nepochopení prostředí ministerstva a státní správy obecně.
2. Využívání cloudových služeb je bezesporu moderní a efektivní cesta, jak si rychle zpracovat průzkum nebo presentaci. V rámci organizací státní správy ale existují i jiná hlediska, než je rychlost naplnění impulzivních nápadů. Například bezpečnost dat, důvěryhodnost obsahu, dodržení vnitřních pravidel úřadu pro nakládání s informacemi, daty a dokumenty. Vnitřní předpisy ministerstva se mohou zdát rigidní a google má přeci moto „Don’t be evil“, takže z jeho použití žádná rizika neplynou. To, že vedle flagrantního porušení pravidel vlastního úřadu, daných zájmem o bezpečnost dat, kompatibilitu formátů a naplnění zákonných povinností dává ministr svým přístupem zářný příklad nezodpovědného chování všem svým podřízeným úředníkům, je zřejmě v porovnání s pohodlností zvolené cesty vedlejší.
3. Je pochopitelné, že ministr při svém vytížení nepíše veškerou svou korespondenci sám. K dobrému tónu ale patří, aby se obtěžoval alespoň před přeposláním připraveného textu odstranit hlavičky mailů původních autorů textu.
4. Bývá také zvykem, pokud už je email posílán s ministrovým podpisem, aby byl odeslán z jeho emailu. Pokud je už z odesílatele vidět, že email odesílal kdosi ze sekretariátu s právy k ministrovu účtu, dojem z „osobního sdělení ministra“ to dvakrát neumocní.

Je těžké posoudit, zda je pan ministr jen naprostý úřednický diletant, nebo zda zcela pohrdá stanovenými pravidly úřední komunikace. Nejspíše to bude od každého vrchovatě. Nejlépe by tedy udělal, kdyby se napříště alespoň obklopil lidmi, kteří ho podobných faux pas ušetří. Do té doby by se měl jakékoliv komunikace s úřadem raději zdržel. Méně je totiž někdy opravdu výrazně více …