Na lednovém ca fóru v Praze jsem přednesl krátkou přednášku o vztahu mezi metodikou a nástrojem v projektovém řízení.

S ohledem na to, že přednáška byla určena pro auditorium zaměřené na problematiku řízení projektových portfolií (PPM) a systém CA Clarity, věnuje se v první části vymezení funkce projektové kanceláře. Tu chápu jako nástroj k vytvoření prostředí pro efektivní řízení projektů a projektových portfolií. Hlavní rolí projektové kanceláře by tedy měla být definice a prosazení procesů, postupů a nástrojů nutných pro úspěšnou realizaci projektů v organizaci. Současně by měla projektová kancelář standardizovat používané postupy a zajišťovat zpětnou vazbu z probíhajících činností a projektů a podporovat tak organizační učení.

Další z významných rolí projektové kanceláře je bezpochyby i řízení zdrojů využívaných v projektech, a to jak materiálních, tak finančních a lidských. Je ovšem pravdou, že tato role může být v některých organizacích pro vybrané typy zdrojů vyhrazena specializovaným organizačním útvarům.

V neposlední řadě by pak měla být projektová kancelář garantem údržby a rozvoje metodiky řízení projektů.

Pokud ale správa nástrojů i údržba a rozvoj metodik včetně prosazování obojího do praxe leží v jednom útvaru, jaký je vlastně mezi oběma oblastmi rozdíl? A pokud nějaký je, jaký je jejich vztah?

Metodika (nejen) projektového řízení ukazuje cestu k cíli. Nabízí postupy a strategie dosažení vytčeného cíle – zajišťuje účelnost našich aktivit.

Nástroj je zaměřen především na to, které skupiny činností je možné (a především vhodné) automatizovat, kde mají stávající procesy skryté rezervy. Nástroj se zaměřuje na účinnost kroků na vytčené cestě. Proto je také  nástroj nasazený na nevhodné procesy jen rychlejší cestou do pekel.

Z výše uvedeného je tedy zřejmé, že prvotní v organizaci projektů by měla být metodika, nástroj by ji měl následovat, podpořit. Není reálné, aby nástroj metodiku nahradil (a to ani v případě, že nabízí „vestavěné metodické základy“, jak se někdy děje).

A co je pro úspěch implementace metodiky klíčové?

1) Pochopení klíčových principů (a schopnost abstrahovat, alespoň v počátku, od nepodstatných detailů).

2) Udržení přehlednosti a srozumitelnosti (implementace metodiky do organizace je běžný učící proces, navíc v komplexním a komplikovaném prostředí a je tedy nutné si uvědomit, že se jedná o postupný, dlouhodobý úkol, nikoliv o jednorázovou iniciativu).

3) Podpoření nástroji – nástroj přichází spolu s metodikou, jako její „prodloužená ruka“.

(Celou presentaci je možné prohlédnout na SlideShare ve formátu PDF. Stránky ca fóra s celým programem najdete zde.)