řízení projektů, jako každá trochu sofistikovanější disciplína, zavádí celou řadu nových pojmů. a jak je v případě nových, specifických pojmů obvyklé, dochází často k jejich špatné interpretaci a nepochopení. v oblasti projektového řízení představuje krásný příklad takového pojmu wbs (čti „vébéeska“). co to tedy vlastně je a jak ji správně chápat? o tom bude dnešní post …

setkávám se s tím velmi často. projektový manažer nebo člen projektového týmu začne popisovat projekt nebo jeho část, dostane se k harmonogramu, a aby vypadal jako světák, sem tam, jen tak mezi řečí, aby bylo jasné kdo je tady odborník, prohodí harmonogram za wbs. jak ale praví klasik: „nepoužívejte cizí termity, je v nich velké rizoto …“. v tomto konkrétním případě jde o to, že harmonogram není to samé co wbs.

harmonogram vyjadřuje časové ohraničení jednotlivých kroků, které chci v projektu udělat. slouží k řízení času jako jednoho z klíčových zdrojů projektu. (o záměně harmonogramu za ganttův diagram, případně za čtverečkovaný papír vyrobený z buněk excelu až jindy.) naproti tomu smyslem wbs je, jak už překlad plného znění této zkratky napoví, strukturovaný rozpad pracovních kroků. wbs neřeší, jak poskládat práci v čase, ani jaké jsou návaznosti jednotlivých kroků v rámci projektu. řeší, jak rozdělit komplexní úlohu, jakou projekt bezesporu je, na dílčí činnosti a kroky tak, aby jejich suma odpovídala celku. to v překladu znamená, aby se na nic z toho, co je potřeba udělat, nezapomnělo.

z toho důvodu v rámci wbs není řešen čas, ani posloupnosti (x musím udělat dříve než začnu pracovat na y). řeší hierarchickou strukturu, ve které provádím dekompozici (rozklad) složitých úkolů na dílčí kroky tak, abych na nic nezapomněl, nic nevynechal. jednotlivé úrovně a kroky v nich v ideálním případě číslujeme, aby byl přehled při

pro názornost asi nejlépe poslouží příklad:

jak je z uvedeného příkladu zřejmé, máme komplexní projekt, jakým vaření čaje bezesporu je, rozdělený na lépe uchopitelné dílčí celky. jejich rozpad nemusí být vždy nutně stejně detailní (i když se doporučuje držet hloubku jednotlivých větví více méně stejnou). wbs potom čteme po jednotlivých krocích nejnižší dekompoziční úrovně, což v našem případě znamená:

naplnit konvici – přivést k varu – vyndat hrnek – dát do hrnku čaj – dát do hrnku cukr – zalít čaj

jednotlivé položky by se daly ještě dále dekomponovat, ale už by to ničemu neprospělo. každý přece ví, co znamená „vyndat hrnek“. tedy pokud vám nevadí, že nemáte jistotu, kam ho váš projektový tým postaví, jestli zavře dvířka od skříňky, nepostaví ho náhodou dnem nahoru, atd. – pokud máte podezření, že to zase tak jasné není, je to jednoduché: pokračujte v dekompozici.

to je totiž hlavní přednost wbs při tvorbě projektového plánu – můžete promýšlet jednotlivé části projektu z pohledu obsahu. odpovídáte si na otázku „co všechno musím udělat“, nikoliv na otázku „jaký bude další krok“ – ta vede velmi snadno k tomu, že vám některé podstatné části projektu z plánu prostě vypadnou, protože v časové posloupnosti není na rozdíl od wbs zřejmé, zda je logický rozpad činností skutečně kompletní.

no a po kontrole úplnosti kroků vedoucích k cíli máte hotovou wbs a můžete začít přemýšlet o harmonogramu. ale o tom zase až někdy jindy.