v nedávno publikovaném textu projekt ve zpětném zrcátku jsem se zamýšlel nad tím, jak je důležité poučit se z již realizovaných projektů a kudy na to. dnes bych se rád podělil o pár tipů (jsa inspirován blogem project managementz tips), jak tento proces zjednodušit a zefektivnit.

tip 1: čerpejte z kvalitní dokumentace

poučení z řízení projektu nemusí nutně čekat na jeho konec. přesto, že standardní postup řadí zhodnocení a poučení se z projektu až do jeho ukončovací fáze, dá se na něm pracovat již v průběhu projektu. a to hned několika způsoby.

ten první, zdánlivě triviální a nesouvisející, je údržba projektové dokumentace. pokud je dokumentace o všech procesech a událostech projektu vedena dobře a systematicky, je mnohem snazší se k ní kdykoliv vrátit a nalézt v ní užitečné informace k řešením konkrétních situací a jejich úspěšnosti. kvalitní projektová dokumentace je tedy nejen základním znakem dobře vedeného projektu, ale i budoucím zdrojem poučení. klíčový význam přitom má zejména dokumentace řízení změn, rizik a jiných významných událostí na projektu. (přeci jen – pokud vše běží bez nejmenšího zádrhele podle předem stanoveného plánu, není se cestou moc co naučit).

tip 2: sbírejte informace průběžně

průběžné sbírání informací a inspirace k budoucímu poučení ale nemusí spočívat pouze na dokumentaci. standardní proces vyhodnocení a poučení se z dosavadního vývoje je možné v menším měřítku iniciovat například po každé etapě, nebo po úspěšném zvládnutí nějaké výzvy. tou může být třeba dokončení zásadního změnového řízení, eliminace významného rizika či jiná obdobná událost.

lidská paměť je ošidná, a pokud máme stavět v procesu vyhodnocení projektu na zkušenostech a zážitcích členů projektového týmu, je dobré zpracovat je dokud jsou čerstvé. současně může takovéto vytržení z projektové rutiny posloužit i jako vhodný prvek budování vztahů v projektovém týmu, případně vyčištění komunikace od drobných provozních zádrhelů dřív, než způsobí větší problém.

tip 3: vytvořte anonymní platformu pro sběr poznatků

zejména ve větších organizacích s rigidnější podnikovou kulturou je zažitá vysoká averze k chybám. chyby jsou vnímány jako problém, jako selhání. to ovšem vede k tomu, že je v takové organizaci přirozená snaha chyby zakrývat, nebo alespoň bagatelizovat. a především se v nich moc nerýpat. to s sebou ale nese velké riziko jejich opakování. cenou za odmrštění chyb do temných koutů organizace je pak nemožnost jejich důkladné analýzy a tím i absence katarze v podobě poučení se o příčinách a přijmutí nápravných opatření.

malé, flexibilní organizace (například start-upy) tento problém obvykle nemají. chápou, že chyba nebo problém je jen další iterací v cestě za dosažením cíle. a proto jsou ji více ochotny přiznat, analyzovat a poučit se z ní. což je také jedním z cílů lessons learned.

proto může být v organizacích s rigidnější kulturou užitečné pro identifikaci minulých chyb řízení projektu a jejich analýzu vytvořit anonymní platformu. (ideální je provozovat ji vně organizace, aby byla maximálně posílena důvěra v její skutečnou anonymitu.) jejím cílem je odstranit bariéry pro zapojení těch členů projektového týmu, kteří mají z nejrůznějších příčin obavu z adresné komunikace o problémech a chybách, kterých se dopustili, nebo které v průběhu projektu identifikovali.